Trước Khi Về Việt Nam Cần Giữ Lại Giấy Tờ Nào Để Làm Thủ Tục Nenkin Tại Nhật Bản 2026?

Thủ tục xin hoàn tiền Thuế Nenkin là quyền lợi tài chính quan trọng của thực tập sinh, kỹ sư và lao động nước ngoài sau khi hoàn thành thời gian làm việc tại Nhật Bản. Tuy nhiên, không ít người lao động khi trở về nước đã vô tình làm mất, thất lạc hoặc bỏ quên các giấy tờ tùy thân và chứng từ lương tại Nhật, dẫn đến việc hồ sơ xin hoàn Nenkin Nhật Bản từ chối giải quyết.

1. Nenkin Là Gì Và Tại Sao Phải Giữ Giấy Tờ Khi Về Nước?

Nenkin là Quỹ lương hưu bắt buộc của Nhật Bản. Tất cả người lao động từ 20 đến 60 tuổi sống và làm việc tại Nhật (bao gồm cả người nước ngoài) đều phải đóng tiền Nenkin hàng tháng trích từ tiền lương.

Sau khi kết thúc hợp đồng và về nước, người lao động nước ngoài có thể làm thủ tục lấy lại tiền Nenkin đã đóng và hoàn tiền thuế thu nhập cá nhân bị khấu trừ.

Hồ Sơ Xin Hoàn Tiền Nenkin:

1. Nenkin lần 1:

• Nhận lại 79.58% tổng tiền hưu trí đã đóng
• Nộp Hồ sơ trực tiếp sang cơ gian Nenkin Nhật Bản.
• Yêu cầu đầy đủ Giấy tờ cá nhân + sổ Nenkin.

2. Nenkin lần 2 

• Trừ 20.42% Thuế thu nhập cá nhân
• Chỉ làm được khi đã nhận Giấy báo Nenkin lần 1
• Cần người quản lý thuế tại Nhật

Vì thủ tục xin hoàn Nenkin sẽ diễn ra khi bạn đã ở Việt Nam, toàn bộ việc đối soát và thẩm định hồ sơ của Cơ quan Nenkin Nhật Bản đều dựa trên giấy tờ bản gốc hoặc bản photo được công chứng. Nếu thiếu bất kỳ chứng từ nào, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian, chi phí gửi thư qua lại giữa hai nước để bổ sung. 

2. Danh Sách Giấy Tờ Bắt Buộc Cần Giữ Lại Trước Khi Rời Nhật Bản

Dưới đây là danh mục các chứng từ pháp lý và tài liệu cá nhân bạn nhất định phải gom đủ và bảo quản cẩn thận trước khi lên máy bay về Việt Nam:

1. Sổ Nenkin Hoặc Thông Báo Số Nenkin

• Ý nghĩa: Đây là tài liệu quan trọng nhất. Trên sổ có ghi Mã số Nenkin cá nhân gồm 10 chữ số. Đây là căn cứ duy nhất để Cơ quan Nenkin Nhật Bản tra cứu quá trình đóng tiền hưu trí của bạn.
• Hình thức: Cuốn sổ nhỏ màu xanh dương/xanh lá cây, hoặc Tờ giấy thông báo Mã số Nenkin do công ty cấp.
• Lưu ý: Trước khi rời công ty, bạn phải yêu cầu bộ phận nhân sự trả lại cuốn sổ gốc này.

2. Hộ Chiếu (Passport) – Bản Đóng Dấu Xuất Cảnh

• Ý nghĩa: Chứng minh bạn đã kết thúc thời gian cư trú và chính thức xuất cảnh khỏi Nhật Bản.
• Cách thực hiện: Khi làm thủ tục hải quan tại sân bay Nhật Bản (Narita, Haneda, Kansai…), bạn phải đến bàn cán bộ hải quan yêu cầu đóng dấu xuất cảnh vào hộ chiếu. Nếu đi qua cửa tự động, hãy nhớ đứng lại nhờ nhân viên đóng dấu tay.
• Bản photo cần giữ: Trang thông tin cá nhân (có ảnh) và trang đóng dấu ngày xuất cảnh rời khỏi Nhật Bản.

3. Thẻ Ngoại Kiều 

• Ý nghĩa: Xác nhận quá trình cư trú hợp pháp của bạn tại Nhật Bản.
• Cách thực hiện: Tại sân bay xuất cảnh, bạn báo với cán bộ xuất nhập cảnh là “Về nước luôn không quay lại”. Nhân viên hải quan sẽ đục lỗ trên Thẻ ngoại kiều để hủy giá trị cư trú và trả lại thẻ đã đục lỗ cho bạn.
• Lưu ý: Tuyệt đối không vứt thẻ đục lỗ đi. Bạn cần photo cả 2 mặt thẻ đục lỗ này để kẹp vào hồ sơ Nenkin.

4. Giấy Xác Nhận Tài Khoản Ngân Hàng Tại Việt Nam

• Ý nghĩa: Nơi Cơ quan Nenkin Nhật Bản chuyển tiền hoàn về cho bạn (tính bằng USD hoặc EUR tùy quy định từng thời điểm).
• Yêu cầu ngân hàng: Tài khoản mang tên chính chủ của bạn (viết hoa không dấu), mở tại các ngân hàng thương mại lớn có kết nối thanh toán quốc tế SWIFT Code (như Vietcombank, Techcombank, BIDV, Agribank, VietinBank…).
• Giấy tờ cần xin: Giấy xác nhận thông tin tài khoản ngân hàng (có đóng dấu đỏ của ngân hàng) thể hiện rõ: Tên ngân hàng, Tên chi nhánh, Mã SWIFT Code, Số tài khoản, Tên chủ tài khoản.

5. Giấy Tổng Kết Thu Nhập Và Thuế

• Ý nghĩa: Chứng từ tổng kết tổng thu nhập và số tiền thuế thu nhập cá nhân xí nghiệp đã khấu trừ của bạn trong năm làm việc cuối cùng.
• Mục đích: Bắt buộc phải có giấy này nếu bạn muốn làm thủ tục xin lại 20.42% tiền thuế Nenkin lần 2.
• Lưu ý: Xin công ty cấp giấy này vào ngày làm việc cuối cùng. Nếu xí nghiệp chưa cấp kịp, hãy xin địa chỉ Email của kế toán để yêu cầu gửi bản PDF về sau.

3. Bảng Kiểm Tra (Checklist) Giấy Tờ Cần Chuẩn Bị Cho Hồ Sơ Nenkin

Tên giấy tờ / Chứng từ	Tên tiếng Nhật	Yêu cầu hình thức	Mục đích sử dụng
Sổ Nenkin / Tờ báo số	年金手帳 / 年金番号	Bản gốc	Xin Nenkin Lần 1
Hộ chiếu (Passport)	旅券	Photo trang ảnh + Trang đóng dấu xuất cảnh sân bay	Xin Nenkin Lần 1
Thẻ ngoại kiều	在留カード	Photo 2 mặt (Đã đục lỗ tại sân bay)	Xin Nenkin Lần 1
Xác nhận TK ngân hàng	銀行口座証明書	Bản gốc đóng dấu đỏ của Ngân hàng Việt Nam	Nhận tiền gửi về
Giấy Tổng Kết Thu Nhập Và Thuế	源泉徴収票	Bản gốc hoặc bản in PDF từ xí nghiệp	Xin hoàn Thuế Lần 2
Tờ khai xin hoàn Nenkin	脱退一時金請求書	Bản khai viết tay hoặc đánh máy chuẩn mẫu	Nộp kèm hồ sơ

4. Các Lỗi Phổ Biến Khiến Người Lao Động Không Lấy Được Tiền Nenkin

Trong quá trình hỗ trợ người lao động hoàn tất thủ tục về nước, Hải Phong Connect ghi nhận một số sơ suất phổ biến dẫn đến việc bị kẹt hồ sơ:

1. Đi qua cửa soát vé tự động tại sân bay nhưng không đóng dấu xuất cảnh: Cơ quan Nenkin sẽ không chứng minh được ngày bạn rời Nhật Bản nếu thiếu con dấu này.
2. Quên làm thủ tục cắt Tờ khai cư trú: Trước khi về nước, bạn phải đến Tòa thị chính làm thủ tục cắt khẩu. Nếu không cắt khẩu, hệ thống vẫn hiểu bạn đang cư trú tại Nhật và sẽ từ chối đơn xin lấy Nenkin một lần.
3. Bỏ mất giấy báo Nenkin lần 1: Sau khi duyệt hồ sơ Lần 1, Cơ quan Nenkin Nhật Bản sẽ gửi về địa chỉ nhà bạn tại Việt Nam một tờ giấy màu vàng (Giấy thông báo quyết định chi trả). Đây là chứng từ duy nhất để làm thủ tục lấy 20.42% thuế ở Lần 2. Rất nhiều người lầm tưởng là thư quảng cáo nên đã lỡ tay vứt bỏ.

Các Câu Hỏi Thường Gặp 

Về Việt Nam bao lâu thì phải nộp hồ sơ xin hoàn tiền Nenkin?

Thời hạn nộp hồ sơ xin hoàn tiền Nenkin một lần là trong vòng 2 năm kể từ ngày bạn chính thức cắt đăng ký cư trú và xuất cảnh khỏi Nhật Bản. Quá thời hạn 2 năm, quyền đòi lại số tiền này sẽ hết hiệu lực.

Lấy tiền Nenkin lần 1 mất thời gian bao lâu?

Thông thường, từ thời điểm bạn gửi hồ sơ qua bưu điện sang Cơ quan Nenkin Nhật Bản đến khi tiền chuyển về tài khoản ngân hàng tại Việt Nam mất từ 3 đến 5 tháng.

Người lao động có tự làm thủ tục lấy Nenkin lần 2 (hoàn thuế 20.42%) được không?

Không. Theo Luật Thuế Nhật Bản, cá nhân không còn cư trú tại Nhật không thể tự đứng tên xin hoàn thuế. Bạn bắt buộc phải ủy quyền cho một cá nhân hoặc đại lý quản lý thuế đang sinh sống hợp pháp tại Nhật Bản đại diện làm việc với Sở thuế.

Nhắn Nhủ Đến BạnSố tiền Nenkin tích lũy sau 3 năm hay 5 năm làm việc tại Nhật Bản là một khoản tiền không nhỏ (thường dao động từ 80 đến hơn 150 triệu VNĐ). Đây là thành quả lao động vất vả, là nguồn vốn khởi nghiệp ý nghĩa cho bạn và gia đình khi trở về quê hương.

Thông Tin Liên Hệ Tư Vấn Trực Tiếp

• Trụ sở / Văn phòng tư vấn trực tiếp: [Hải Phong Building, 19 Trần Thủ Độ, Phường Yên Sở, TP. Hà Nội ]
• Hotline hỗ trợ thường trực (24/7): [1800 6770 ]
• Thời gian tiếp đón: Từ Thứ 2 đến Thứ 7 hàng tuần (Khuyến khích ứng viên liên hệ đặt lịch hẹn trước để chuyên viên chuẩn bị hồ sơ và tiếp đón chu đáo nhất)
• Website chính thức của Hải Phong Connect
• Fanpage chính thức của Hải Phong Connect