Lý lịch tư pháp đi Nhật dùng loại nào và cần chuẩn bị khi nào?
Khi làm hồ sơ đi Nhật, người lao động thường được yêu cầu làm Phiếu lý lịch tư pháp số 1. Tuy nhiên, một số nghiệp đoàn khắt khe có thể yêu cầu Phiếu số 2. Thời điểm tốt nhất để đi làm giấy này là ngay sau khi trúng tuyển đơn hàng, vì giấy chỉ có thời hạn sử dụng trong khoảng 3 đến 6 tháng tùy quy định tiếp nhận.
Một trong những loại giấy tờ bắt buộc và quan trọng nhất khi hoàn thiện bộ hồ sơ sang Nhật Bản làm việc chính là Lý lịch tư pháp (LLTP). Rất nhiều người lao động thường chủ quan, để nước đến chân mới nhảy, dẫn đến việc chậm trễ tiến độ nộp hồ sơ lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản, lỡ mất lịch bay dự kiến.
Vậy chính xác cơ quan chức năng Nhật Bản yêu cầu loại giấy này để làm gì? Bạn cần chuẩn bị loại số mấy và nộp vào giai đoạn nào? Bài viết dưới đây sẽ bóc tách chi tiết dựa trên quy định của giới chức Nhật Bản và kinh nghiệm thực chiến từ HẢI PHONG CONNECT.
1. Nguồn ISA và MOFA Nhật Bản quy định thế nào về nhân thân?
Nhật Bản nổi tiếng là một quốc gia an toàn với tỷ lệ tội phạm thấp. Để duy trì điều này, Cơ quan Dịch vụ Di trú Nhật Bản (ISA) và Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA) kiểm soát cực kỳ nghiêm ngặt lý lịch của người nước ngoài trước khi cho phép nhập cảnh.
Theo Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh và Công nhận Tị nạn của Nhật Bản, những cá nhân từng có tiền án, tiền sự (đặc biệt là các tội danh liên quan đến ma túy, bạo lực, trộm cắp, vi phạm luật cư trú…) sẽ bị xếp vào nhóm hạn chế hoặc cấm nhập cảnh.
Để chứng minh bản thân có lý lịch trong sạch, tuân thủ pháp luật tại nước sở tại, ứng viên bắt buộc phải cung cấp một tài liệu hành chính minh bạch do cơ quan nhà nước Việt Nam cấp. Đó chính là Phiếu lý lịch tư pháp. Việc nộp thiếu giấy tờ này, hoặc nộp giấy đã quá hạn, sẽ khiến hồ sơ xin Tư cách lưu trú của bạn bị ISA trả về ngay lập tức. Bạn có thể xem thêm bài viết tổng quan về quy trình chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu lao động Nhật Bản để nắm rõ bức tranh toàn cảnh.
2. Đi Nhật cần làm Phiếu lý lịch tư pháp số 1 hay số 2?
Theo Luật Lý lịch tư pháp của Việt Nam hiện hành, Sở Tư pháp các tỉnh/thành phố cấp hai loại phiếu với nội dung khác nhau. Việc xác định đúng loại cần làm sẽ giúp bạn không bị tốn tiền và thời gian làm lại.
Phiếu lý lịch tư pháp Số 1 (Phổ biến nhất)
- Đặc điểm: Chỉ ghi nhận các án tích chưa được xóa. Nếu một người từng phạm tội nhưng đã chấp hành xong án phạt và đã được “xóa án tích” theo quy định của pháp luật, trên Phiếu số 1 sẽ ghi là: “Không có án tích”.
- Khi nào dùng: Hầu hết các đơn tuyển thật đi Nhật Bản diện Thực tập sinh kỹ năng và Kỹ năng đặc định đều chỉ yêu cầu nộp Phiếu số 1. Cơ quan chức năng Nhật Bản và phần lớn các nghiệp đoàn coi đây là minh chứng đủ để đánh giá nhân thân hiện tại của ứng viên.
Phiếu lý lịch tư pháp Số 2 (Yêu cầu đặc thù)
- Đặc điểm: Ghi nhận toàn bộ lịch sử án tích của một người, từ trước đến nay, bất kể án tích đó đã được xóa hay chưa.
- Khi nào dùng: Một số ít các nghiệp đoàn Nhật Bản có tiêu chuẩn an ninh nội bộ cực kỳ khắt khe, hoặc các xí nghiệp làm trong lĩnh vực đặc thù có quyền yêu cầu ứng viên nộp Phiếu số 2.
Lời khuyên từ HẢI PHONG CONNECT: Đừng tự ý đi làm trước khi biết rõ xí nghiệp yêu cầu gì. Khi bạn trúng tuyển, cán bộ xử lý hồ sơ sẽ thông báo chính xác bạn cần làm loại số mấy theo đúng form mẫu mà nghiệp đoàn bên Nhật yêu cầu.
3. Bảng trường hợp: Nên bắt tay vào làm Lý lịch tư pháp khi nào?
Lý lịch tư pháp không giống như Giấy khai sinh hay Bằng cấp (có giá trị vĩnh viễn). Giấy này có tính thời điểm. Thông thường, các cơ quan tiếp nhận hồ sơ tại Nhật Bản chỉ chấp nhận Phiếu lý lịch tư pháp được cấp không quá 03 đến 06 tháng tính đến thời điểm họ nộp đơn lên ISA.
Dưới đây là bảng phân tích thời điểm vàng để chuẩn bị giấy tờ:
| Giai đoạn tiến độ của ứng viên | Tình trạng Lý lịch tư pháp hiện tại | Lời khuyên & Hành động cần thiết |
| Đang tìm hiểu, chưa thi đơn hàng nào | Chưa từng làm. | KHÔNG nên làm vội. Nếu bạn làm bây giờ mà 4 tháng sau mới trúng tuyển, giấy có thể sẽ hết hạn trước khi nộp lên Cục Nhật Bản, bạn sẽ tốn tiền làm lại. |
| Vừa nhận thông báo trúng tuyển đơn hàng | Chưa làm. | Đi làm NGAY LẬP TỨC. Đây là “thời điểm vàng”. Thủ tục tại cơ quan nhà nước thường mất từ 10 – 15 ngày làm việc. Làm ngay để kịp ghép vào bộ hồ sơ gốc. |
| Đã trúng tuyển nhưng có sẵn Phiếu làm từ 5 tháng trước | Giấy sắp hết hạn (còn chưa đầy 1 tháng). | Bắt buộc đi làm lại tờ MỚI. Quá trình dịch thuật, gửi hồ sơ sang Nhật và chờ nghiệp đoàn nộp lên ISA mất thời gian. Giấy cũ sẽ bị quá hạn giữa chừng và bị trả lại. |
| Người từng đi Nhật, về nước muốn quay lại | Chỉ có giấy làm từ đợt đi lần 1 (cách đây 3 năm). | Phải làm mới hoàn toàn. ISA cần kiểm tra xem trong thời gian bạn về Việt Nam sinh sống, bạn có vi phạm pháp luật gì không. |
4. Quy trình xử lý và hỗ trợ hồ sơ thực tế tại HẢI PHONG CONNECT
Hải Phong Connect luôn quán triệt nguyên tắc làm việc trung thực, dựa trên nền tảng luật pháp. Chúng tôi không thể “xin” COE cho bạn nếu hồ sơ của bạn vướng tiền án cấm nhập cảnh, nhưng chúng tôi đảm bảo bộ hồ sơ của bạn được chuẩn bị đúng, đủ và minh bạch nhất để tối ưu cơ hội được ISA phê duyệt.
Bước 1: Rà soát nhân thân trước phỏng vấn
Ngay từ khi tiếp nhận ứng viên, chuyên viên sẽ tìm hiểu kỹ lịch sử cá nhân. Nếu phát hiện rủi ro (ví dụ ứng viên từng có án tích liên quan đến trộm cắp), chúng tôi sẽ tư vấn thẳng thắn về tỷ lệ rớt COE cực kỳ cao từ ISA, tránh việc ứng viên mất thời gian, tiền bạc học tiếng mà không thể xuất cảnh.
Bước 2: Hướng dẫn thủ tục xin cấp Lý lịch tư pháp chuẩn xác
Ngay khi ứng viên trúng tuyển, Hải Phong Connect sẽ gửi công văn hướng dẫn chi tiết:
- Yêu cầu làm Phiếu số 1 hay số 2.
- Hiện nay, ứng viên có thể làm trực tiếp tại Sở Tư pháp tỉnh/thành phố nơi đăng ký thường trú, hoặc đăng ký online qua ứng dụng VNeID (đối với các tỉnh thành đã áp dụng) hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia, giúp tiết kiệm chi phí đi lại.
- Chúng tôi cũng lưu ý ứng viên mang theo đầy đủ CCCD gắn chip để quá trình diễn ra suôn sẻ. Không giống như việc khám sức khỏe xuất khẩu lao động chỉ mất 1 buổi, giấy này cần chờ cơ quan an ninh tra cứu khá lâu.
Bước 3: Tiếp nhận, dịch thuật và nộp hồ sơ
Khi ứng viên nhận được bản gốc Phiếu lý lịch tư pháp, Hải Phong Connect sẽ thu lại, tiến hành dịch thuật công chứng sang tiếng Nhật và ghép vào bộ hồ sơ tổng hợp. Sau đó, toàn bộ chứng từ sẽ được chuyển phát an toàn sang cho Nghiệp đoàn tại Nhật để nộp lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh (ISA).
5. 5 Câu Hỏi Thường Gặp Về Lý Lịch Tư Pháp Đi Nhật
1: Từng có tiền án nhưng đã được “xóa án tích” thì có xin được Tư cách lưu trú (COE) không?
Về mặt giấy tờ Việt Nam, nếu đã xóa án tích thì Phiếu số 1 sẽ ghi “Không có án tích”. Tuy nhiên, nếu xí nghiệp yêu cầu Phiếu số 2, án tích cũ vẫn hiện ra. Hơn nữa, với các tội danh nhạy cảm (ma túy, bóc lột, vi phạm cư trú), dù đã xóa án tích tại Việt Nam, khi ISA hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản kiểm tra chéo, tỷ lệ từ chối cấp COE/Visa vẫn là rất cao.
2: Em đang học tiếng trên trung tâm ở Hà Nội, có nhờ bố mẹ ở quê đi làm hộ Phiếu lý lịch tư pháp được không?
Đối với Phiếu số 1, bạn có thể ủy quyền cho người thân (bố, mẹ, vợ, chồng) đi làm thay. Bạn cần làm giấy ủy quyền có chứng thực. Tuy nhiên, nếu xí nghiệp yêu cầu Phiếu số 2, pháp luật quy định KHÔNG được phép ủy quyền, bạn bắt buộc phải tự mình thực hiện thủ tục (có thể khai báo online qua dịch vụ công/VNeID để tiết kiệm thời gian về quê).
3: Thời gian chờ cấp giấy là bao lâu? Nếu Cục (ISA) giục hồ sơ gấp thì có làm nhanh được không?
Theo quy định, thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp là 10 ngày làm việc (không tính thứ 7, Chủ nhật), có thể kéo dài thêm 15 ngày nếu cần xác minh ở nhiều nơi. Đây là quy định hành chính nhà nước, không có dịch vụ “làm chui/làm nhanh” hợp pháp. Bạn phải chủ động đi làm ngay khi có thông báo trúng tuyển.
4: Người có hình xăm nhưng lý lịch trong sạch (chưa từng vi phạm pháp luật) thì có làm được giấy này không?
Hoàn toàn được. Cơ quan Tư pháp chỉ tra cứu lịch sử vi phạm hình sự, dân sự liên quan đến pháp luật. Hình xăm không vi phạm pháp luật nên không ảnh hưởng gì đến nội dung trên Phiếu lý lịch tư pháp.
5: Nếu làm Lý lịch tư pháp qua ứng dụng VNeID thì nộp bản điện tử hay bản cứng cho công ty phái cử?
Khi làm qua VNeID hoặc Cổng dịch vụ công, bạn sẽ nhận được cả file PDF điện tử và bản giấy (được gửi qua đường bưu điện về nhà). Khi nộp hồ sơ xin COE, Cục Quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản vẫn ưu tiên tiếp nhận bản giấy gốc (có phôi, mộc đỏ của Sở Tư pháp) để phục vụ công tác lưu trữ và dịch thuật. Do đó, bạn hãy nộp bản cứng cho Hải Phong Connect.
Chưa chắc hồ sơ của mình cần lý lịch tư pháp loại nào?
Đừng tự chuẩn bị theo thông tin truyền miệng hoặc hồ sơ của người khác. Mỗi trường hợp có thể có yêu cầu khác nhau tùy theo quá trình làm hồ sơ.
Liên hệ Hải Phong Connect để được kiểm tra hồ sơ, xác định giấy tờ cần chuẩn bị và thời điểm thực hiện phù hợp.
Kiểm tra hồ sơ trước – chuẩn bị đúng ngay từ đầu.
